Assistant Administratif Ufa H/F - GIP Formation et certification pour l'in

Le Centre de Formation des Apprentis CFA est une structure de l'Éducation nationale. Créé en 2016, il forme des jeunes en contrat d'apprentissage, au sein de 94 Unités de Formation par Apprentissage (UFA). Il est une entité du Groupement d'Intérêt Public - Formation et Certification pour l'Insertion Professionnelle (GIP-FCIP) de Toulouse, créé en 2002 et chargé de mettre en oeuvre un ensemble de services concourant à l'éducation et à la formation tout au long de la vie. Le CFA est un CFA hors les murs qui s'appuie sur le réseau des lycées et lycées professionnels du secteur public de la Région Occitanie Ouest (ancienne région Midi-Pyrénées).
Gérer l'accueil physique et téléphonique des apprentisAssurer l'accueil des apprentis (personnel référent),Recevoir et traiter les demandes (téléphonique, mail, .),Gérer les appels téléphoniques, orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent,Conseiller les usagers,Suivi administratif sur le recrutement des apprentis, en liaison avec le DDFPT et le coordonnateur : GRC, pack entreprise, pack apprentiGérer administrativement le suivi des apprentisAide à l'élaboration du contrat d'apprentissage,Transmettre le dossier d'inscription ou de réinscription à l'apprenti ainsi que le livret d'accueil,Inscrire l'apprenti dans l'outil de l'EPLESaisie des EDT et des calendriers d'alternance,Mise à jour des fiches apprentis sur Yparéo,Générer et envoyer les comptes net-Yparéo des apprentis, des maîtres d'apprentissage et des formateurs,Editer et envoyer les bulletins de classe + dépôt sur Yparéo,Gérer les dossiers d'inscription des apprentis aux examens, gérer leur parcours en lien avec l'équipe pédagogique de l'UFA,Informer périodiquement l'employeur de la situation de l'apprenti (absences, modification EDT.) par courrier ou mail et informer systématiquement les médiateurs,Participer à la journée porte ouverte de l'UFA,Gestion des demandes de permis des apprentisGestion des apprentis à l'internat,Gestion des demandes de mini-stages,Mettre à jour le logiciel de l'établissement concernant les données des apprentis,Générer les différents documents administratifs : contrats pédagogiques, attestations de fin de formation, attestations d'acquis, les certificats d'apprentissage, conventions ordinateursAssurer le suivi administratif et financier de la formationTenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires, gérer les appels, collecter les justificatifs,Vérifier le dépôt des pièces administratives sur Yparéo par les formateurs, accompagner les formateurs, mettre à jour les fiches administratives,Mettre à jour le fichier de suivi sur Sharepoint,Mettre à jour les plannings formateurs/apprentis,Blocage hebdomadaire des heures des formateurs,Générer les avenants aux contrats de mission des formateurs,Contrôler et éditer les états de service faits (heures FAF et HP),Utiliser les outils informatiques de l'UFA et du CFAA (Yparéo, Sharepoint, portail Arena, Pronote),Effectuer les tâches courantes de secrétariat (courrier, prise de note, compte rendu, mails, accueil physique.),Soutien administratif quant à l'organisation matérielle des examens en lien avec le DDFPT,Générer les recueils d'informations pour différentes enquêtesSaisir les résultats aux examensDémarche QualitéParticiper à la mise en oeuvre de la démarche qualité du GIP-FCIP,Réalisation des différentes enquêtes dans le cadre de la démarche qualitéProfil et conditions et lieu de travailCatégorie BDiplôme minimum requis : Bac à Bac +2Type de contrat : CDD du 1er septembre 2026 au 31 août 2027, renouvelableLieu de travail : Lycée la Découverte à Decazeville (30%) et EREA Laurière (20%) Quotité : 50%

Experience: Débutant acceptéCompétences: Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de donnéesPermis: B - Véhicule léger exigéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Formation continue d'adultesListe des qualités professionnelles:Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• SharePoint
• Compte-rendu
• Contrôle qualité
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Ypareo
• Prise de note