Secrétaire - Agent de Planification H/F - Federation Admr

Les missions sont les suivantes :

Accueil des bénéficiaires :
Accueil physique et téléphonique des clients ;
Retransmission des appels et recueil des demandes ;
Recueil des premiers besoins, information et orientation des bénéficiaires, présentation des documents d'accueil (livret d'accueil, devis, contrat) ;
Constitution des dossiers permettant le suivi administratif et la prise en charge des interventions par les organismes concernés
Suivi des réclamations dans le respect des procédures de la démarche Qualité ;

Secrétariat :
Gestion du courrier ;
Saisie et mise en forme du courrier à émettre ;
Classement et archivage des courriers, des documents, des dossiers clients
Diffusion et affichage de documents ;
Préparation logistique des réunions ;

Secrétariat Assistance à la gestion des équipes et des services :
Planification des interventions : Réalisation des plannings sous la supervision du
responsable de secteur et la validation du/de la Président/e d'association ;
Mise à jour des tableaux de bord ;
Information de l'usager sur l'intervention et l'intervenant
Diffusion des plannings aux usagers/bénéficiaires ;
Gestion des absences ;
Information des clients en cas de modifications des plannings ;
Classement et archivage des courriers, des documents, des dossiers salariés ;
Saisie et transmission des données pour l'établissement de la paie et de la
facturation aux services supports ;
Participation aux astreintes départementales ;

Savoir-être :
Autonomie
Aisance relationnelle
Communication orale et écrite
Parfaite maitrise de l'outil informatique

Poste à mi-temps, basé à Figeac. Des déplacements sont à prévoir sur Lacapelle-Marival et Cajarc

Une première expérience dans le secteur médico-social sera un critère de sélection

Experience: Débutant accepté

Compétences: Analyser les données d'une étude, d'un projet

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.

• Sens du relationnel
• Accueil de la clientèle
• Autonomie
• Traitement du courrier