Assistant de Direction H/F - Service Public

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales
L'assistant(e) de direction assure principalement le secrétariat de la sous-préfète et assiste le secrétaire général. Ce rôle d'interface exige des qualités relationnelles, organisationnelles et des capacités d'adaptation particulières:
Secrétariat de la sous-préfète, en lien avec les secrétariats préfectoraux (90%)
-Enregistrer le courrier préfectoral en veillant au respect des échéances et application des procédures
-Assurer la réception des appels téléphoniques destinés à la sous-préfète et au secrétaire général
-Assurer la gestion des boites fonctionnelles et l'archivage documentaire
-Assurer la gestion de l'agenda électronique, planifier, organiser les réunions et les déplacements, veiller à la préparation des dossiers quotidiens en lien avec les pôles concernés
-Contribuer à l'organisation d'évènements
-Mettre en forme les projets de courriers
-Participer à la diffusion de l'information
- Veiller au fonctionnement administratif et logistique
- Assurer des missions transversales comme référent archivage
Assistance administrative(10%)
-Secrétariat des sous-commissions d'arrondissement de sécurité et d'accessibilité: transmission des procès-verbaux des commissions et visites ERP, en lien avec la DDT, le SDIS et les mairies
- Si besoin, accompagner la personne chargée de la gestion des expulsions locatives et soutenir la personne chargée du greffe des associations
- Répondre aux besoins d'accueil et d'assistance

Votre environnement professionnel
La sous-préfecture de Figeac est le relais des missions de la Préfecture. Elle concourt au maintien de la sécurité et de l'ordre public, coordonne l'action territoriale l'État et participe à la mise en oeuvre des politiques interministérielles dans l'arrondissement.

Activités du service
La sous-préfecture assure une mission de conseil auprès des collectivités territoriales en les accompagnant dans leurs projets, en les conseillant dans le cadre du pré-contrôle de légalité ou en assurant le suivi des conseils municipaux: élections municipales et élections partielles en cours de mandat. Elle porte également une attention particulière aux spécificités de l'arrondissement et participe activement à son développement économique. Elle assure le fonctionnement habituel des services rendus à la population en particulier lors de l'accompagnement de l'usager.

Composition et effectifs du service
Effectif total de la sous-préfecture: 10
-1 membre du corps préfectoral
- 6 agents administratifs
- 2 agents techniques C
- 1 volontaire de service civique

Liaisons hiérarchiques
Sous-préfète de Figeac; secrétaire générale de la sous-préfecture

Liaisons fonctionnelles
Ministère, Préfecture, Directions Départementales Interministérielles, élus, collectivités locales, entreprises, associations...

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques
Avoir des compétences juridiques : niveau initié requis
Connaître l'environnement professionnel :niveau maîtrise requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique :niveau maîtrise requis
Savoir-faire
Savoir analyser : niveau maîtrise requis
Savoir rédiger :niveau maîtriserequis
Savoir s'organiser :niveau maîtrise requis
Savoir travailler en équipe :niveau maîtriserequis
Savoir appliquer la réglementation :niveau maîtriserequis
Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines :niveau maîtriserequis
Savoir s'adapter :niveau maîtriserequis
Savoir communiquer :niveau maîtriserequis
Savoir accueillir :niveau maîtriserequis
Savoir s'exprimer oralement :niveau maîtriserequis

Vos perspectives
Poste diversifié et évolutif permettant de développer des compétences à valoriser au sein du réseau des préfectures, sous-préfectures ou en interministériel, à l'occasion d'une promotion ou dans le cadre d'une mobilité.


Durée attendue sur le poste :3 à 5ans

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Traitement du courrier
• Capacité d’adaptation