Agent de Gestion Administrative Assistance au Secrétariat de Mairie - Commune de Lapleau H/F - Communes

La Commune de LAPLEAU (383 habitants), située à 15 km d'EGLETONS, recrute un(e) agent de gestion administrative pour renforcer le secrétariat de mairie.

Ce poste polyvalent, à temps non complet (24h30 hebdomadaires), contribue au bon fonctionnement des services municipaux et à l'accueil des usagers.

L'agent exercera les missions suivantes, sous l'autorité directe du Maire :
1. Accueil et secrétariat
- Accueil physique et téléphonique : Orientation des usagers, gestion des appels, prise de messages.
- Gestion du courrier : Réception, tri, distribution et envoi (courrier papier et électronique).
- Recherches administratives : Cadastrales, état civil, urbanisme (CU, DP, PC, PD), élections, cimetière.
- Gestion des salles et du matériel : Réservations, suivi des locations, remise des clés.
2. Gestion administrative
- État civil : Tenue des registres, délivrance d'actes, gestion des déclarations.
- Urbanisme : Instruction des dossiers (certificats d'urbanisme, déclarations préalables, permis de construire).
- Élections : Préparation des scrutins, gestion des listes électorales.
- Cimetière : Suivi des concessions, gestion des registres.
- Régies : Cantine, garderie, (encaissements, suivi des inscriptions), station-service.
3. Communication
- Lettre d'information communale : Rédaction, mise en page, diffusion.
- Site internet : Mise à jour des contenus, actualités.
- Supports de communication : Affiches, flyers, réseaux sociaux (selon les besoins).
4. Suppléance
- Gestion de la résidence de tourisme "Le Vendahaut" :
o Accueil des résidents, remise des clés.
o Encaissements et états des lieux.

Savoirs (connaissances requises)
- Cadre réglementaire :
o Connaissance des missions des communes (état civil, urbanisme, élections, etc.).
o Maîtrise des règles de déontologie de la fonction publique territoriale (secret professionnel, devoir de réserve).
- Outils :
o Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, messagerie).
o Expérience des logiciels métiers (état civil, urbanisme, élections) appréciée. La commune travaille avec « Odyssée ».
Savoir-faire (compétences techniques)
- Polyvalence : Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à prioriser les tâches.
- Rigueur administrative :
o Respect des délais réglementaires (urbanisme, élections, état civil).
o Vérification de la cohérence juridique des dossiers.
- Relationnel :
o Accueil bienveillant et professionnel des usagers.
o Collaboration avec les élus, services municipaux et partenaires externes.
Savoir-être (qualités personnelles)
- Sens du service public : Engagement, discrétion, neutralité.
- Autonomie : Capacité à travailler avec une supervision minimale.
- Adaptabilité : Réactivité face aux imprévus (ex. : suppléance, urgences administratives).

• Traitement du courrier